Zum Inhalt springen
Academy-Handbücher

HR-System

Wo: Menü → Verwalten → Integrationen → HR-System

Personen, Abteilungen, Standorte, Stellenbezeichnungen und Vorgesetzte können aus Ihrem HR-System kommen: Personio, ein selbst betriebenes Frappe HRMS, OrangeHRM 5, Odoo 18/19 oder Horilla, oder eine CSV-Datei, die Ihr HR-System exportiert. Der erste Lauf ist eine Vorschau ohne Änderungen; nach Ihrer Bestätigung wird das System täglich zur gewählten Stunde gelesen. Ausgeschiedene werden zum letzten Arbeitstag gesperrt, nie gelöscht.

So geht’s

Abschnitt betitelt „So geht’s“
  1. System wählen und Zugangsdaten eintragen (bei selbst betriebenen Systemen die https-Adresse Ihrer Instanz, bei Odoo die Datenbank).
  2. Personio: API-Zugangsdaten unter Einstellungen → Integrationen → API-Zugangsdaten.
  3. Factorial: ein API-Schlüssel aus Einstellungen → API-Schlüssel. HiBob: ein Service-User (ID und Token) mit Lesezugriff auf die Grund-, Arbeits- und Lebenszyklusfelder. Beide senden Webhooks: richten Sie sie mit der Adresse unter „Webhook“ ein.
  4. Workday: ein Integration System User mit Lesezugriff auf Mitarbeiterdaten und ein erweiterter benutzerdefinierter Bericht über alle Mitarbeitenden (auch ausgeschiedene) mit den Spalten-Aliasen Employee_ID, Email, First_Name, Last_Name, Business_Title, Department, Location, Hire_Date, Termination_Date, Active und Manager_ID, als Webservice aktiviert und mit diesem Benutzer geteilt. Tragen Sie die JSON-Adresse des Berichts sowie Name und Passwort des Benutzers ein.
  5. SAP SuccessFactors: ein technischer Benutzer mit Leserechten auf Benutzer und Jobinformationen und ein OAuth-Client unter Admin Center → Manage OAuth2 Client Applications mit Ihrem X.509-Zertifikat. Tragen Sie den API-Server Ihres Rechenzentrums, die Company ID, den technischen Benutzer, den API-Schlüssel des Clients und den privaten Schlüssel ein. Die Plattform meldet sich mit OAuth (SAML Bearer) an; die Basic-Anmeldung, die SAP abschaltet, wird nicht verwendet.
  6. Frappe HRMS: ein Benutzer mit Leserechten auf Employee und Department; Einstellungen → API-Zugang → Schlüssel erzeugen liefert API-Schlüssel und Geheimnis.
  7. OrangeHRM 5: unter Admin → Configuration → Register OAuth Client einen Client mit der Weiterleitungsadresse anlegen, die nach dem Speichern erscheint. Dann „Zugriff in OrangeHRM erlauben“ klicken und dort einmal zustimmen.
  8. Odoo: ein API-Schlüssel eines Benutzers mit Lesezugriff auf Mitarbeitende (Einstellungen → Kontosicherheit → Neuer API-Schlüssel), dazu Login und Datenbank.
  9. Horilla: Benutzername und Passwort eines Kontos, das alle Mitarbeitenden sehen darf.
  10. CSV-Datei: ein Export (Workday-Bericht, DATEV, SAP, Excel), abgerufen über HTTPS oder SFTP. Die erste Zeile benennt die Spalten (Beispieldatei herunterladen); weichen Ihre ab, wählen Sie je Feld eine andere Spalte. Bei SFTP vergleichen Sie den angezeigten Host-Schlüssel mit dem Ihres Servers und vertrauen ihm einmal; ändert er sich, stoppen die Läufe, bis Sie den neuen bestätigen.
  11. DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS: Exportieren Sie die Personalstammdaten im Daten-Analyse-System (etwa die Auswertung „Stammdatenexport“, ergänzt um das Feld „Email Mitarbeiter“) als CSV mit Kopfzeile und legen Sie sie dort ab, wo die Plattform sie abruft. Deutsche Feldnamen wie Personalnummer, Vorname, Familienname oder Name, E-Mail, Tätigkeit, Abteilung, Betriebsstätte, Eintrittsdatum und Austrittsdatum werden erkannt. Wählen Sie Windows-1252 und das Semikolon; die Beispieldatei zeigt die Namen. Läuft DATEV nur in Ihrem Netz oder bei Ihrer Steuerberatung, liest der lokale Connector dieselbe Datei mit den Spaltennamen „DATEV“.
  12. Andere HR-API: eine JSON-API beschreiben, die Personen auflistet (Adresse, Anmeldung, Seiten sowie Pfad der Kennung und jedes Feldes, etwa contact.email). „Felder laden“ listet die Pfade der ersten Person.
  13. Lokaler Connector: für Quellen hinter Ihrer Firewall (lokales DATEV, Active Directory oder LDAP, eine HR-Datenbank). Connector hier anlegen, Token kopieren, in Ihrem Netz starten (siehe Connector-Dokumentation), dann speichern und prüfen. Wissensquellen müssen nicht eingeschaltet sein.
  14. „Vorschau“ klicken, die Liste prüfen, dann „Bestätigen und ausführen“.

Felder und Knöpfe

Abschnitt betitelt „Felder und Knöpfe“
  • Felder, die das HR-System führt: Diese lassen sich hier nicht mehr von Hand, per SCIM oder Import ändern.
  • Eigene Quellfelder: Personio: eigene Attribute über ihre ID. Andere Systeme: ein Feld über seinen technischen Namen, zum Beispiel eine Personalnummer.
  • Teams aus Abteilung oder Standort: Ein Team je Abteilung oder Standort, die Mitglieder bleiben aktuell.
  • Webhooks (Personio, Frappe HRMS): Änderungen starten sofort einen Lauf. In Frappe einen Webhook für Employee mit der angezeigten Adresse und aktivierter Sicherheit anlegen und das Geheimnis eintragen.