Nachweise zurück ins HR-System

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Abgeschlossene Schulungen von Personen aus Ihrem HR-System können dorthin zurückgehen, damit die Personalakte sie zeigt. Das geht mit Personio, Factorial, HiBob, Odoo und Frappe HRMS; für andere Systeme nutzen Sie die Webhooks oder den n8n-Node.

So geht’s

1. Schalten Sie „Abgeschlossene Schulungen übertragen“ ein und wählen Sie, ob das Zertifikat als PDF mitgeht und ob nur Pflichtschulungen zählen.
2. Personio: Wählen Sie die Dokumentkategorie für Zertifikate (die API-Zugangsdaten brauchen Schreibzugriff auf Dokumente).
3. HiBob: Legen Sie zuerst in Bob eine eigene Tabelle an, etwa mit Spalten für Kurs, Abschlussdatum und gültig bis, geben Sie dem Service-User Schreibzugriff darauf und wählen Sie hier Tabelle und Spalten.
4. Factorial: Jeder Kurs wird eine externe Schulung mit dem Abschlusstag der Person. Für das PDF tragen Sie die E-Mail der Person in Factorial ein, die als Autor der Dokumente erscheint.
5. Odoo und Frappe HRMS brauchen nichts weiter: Odoo bekommt eine Lebenslaufzeile und das Zertifikat als Anhang, Frappe einen Kommentar und das Zertifikat am Mitarbeiterdatensatz.

Tipp

• Übertragen werden Schulungen, die ab dem Tag des Einschaltens abgeschlossen werden, etwa stündlich. Frühere werden nicht nachgereicht.
• Übertragen werden nur Personen, die der HR-Abgleich verknüpft hat. Eine fehlgeschlagene Übertragung wird viermal wiederholt; danach steht sie hier mit der Antwort des HR-Systems und lässt sich erneut anstoßen.